Die 5 populärsten Backoffice Services – 2022 Update

Laut einem aktuellen Bericht des Shared Service and Outsourcing Network (SSON) verlieren Fortune-500 Unternehmen aufgrund ineffektiver Backoffice Prozesse schätzungsweise 480 Milliarden US-Dollar jährlich. Einige Gründe für wirtschaftliche Schäden aus ineffizienten Backoffice Prozessen sind beispielsweise:

• Management Probleme

• Steigende Arbeitslast bei konstanten Personalressourcen

• Einhaltung von Plänen und KPIs unter Druck

Seien wir einmal ehrlich. Backoffice Funktionen sind nicht billig und zeitaufwendig. Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, auf die eine oder andere Art und Weise mit Anbietern von Backoffices Services zusammenzuarbeiten. Backoffice Outsourcing wird so als strategisches Tool verwendet, um eigene Ineffizienzen zu überwinden. Es gibt aber noch weitere Gründe, warum Backoffice-Services zunehmend populärer werden.

Was bringen Backoffice Services?

Unternehmen, die Backoffice Prozesse durch Dienstleister abbilden, können unter Umständen erhebliche Zeit- und Ressourcenvorteile erzielen. Auch wenn die dabei genutzten Backoffice Services sehr unterschiedlich ausfallen können, gibt es dennoch einige Vorteile, die auf fast alle Backoffice Dienstleistungen zutreffen:

• Zeit- und Kosteneffizienz – Wie bereits erwähnt, können Backoffice Funktionen schnell recht kostspielig werden. Dazu gehören beispielsweise das Recruitment geeigneter Mitarbeiter, Lohnkosten, Arbeitsausstattung, Schulungen und Trainings. Bei einer Zusammenarbeit mit einem Backoffice Dienstleister, sind alle Kosten im Preis der Dienstleistung enthalten.

• Zugang zu Spezialwissen und Fachkräften – Backoffice-Dienstleister sind spezialisierte Unternehmen, die sich bestens mit Backoffice-Prozessen auskennen. Sie kommen mit ausgebildeten und professionellen Mitarbeitern, die Backoffice-Tätigkeiten nicht nur durchführen können, sondern oft auch Prozessberatung durchführen können.

• Fokus auf das Kerngeschäft – In den meisten Unternehmen müssen Manager und Mitarbeiter unterschiedliche Aufgaben und Funktionen ausüben. Manche stehlen Zeit und Ressourcen, die besser in Geschäftsbereiche investiert wären, die für das Unternehmen wirklich essentiell sind.   Backoffice Outsourcing setzt Zeit und Ressourcen frei, die auf das Kerngeschäft verwendet werden können.

• Skalierbarkeit – Backoffice-Dienstleister sind in der Regel bei der Vertragsgestaltung flexibel und können Personalressourcen schneller zur Verfügung stellen oder von einem Projekt abziehen als unternehmensinterne Neueinstellungen oder Entlassungen.

BPO (Business Process Outsourcing) ist ein beliebtes Modell für Unternehmen, um nicht zum Kerngeschäft gehörenden Backoffice Tätigkeiten an spezialisierte Dienstleister auszulagern. Die angebotenen Backoffice Services können dabei sehr unterschiedlich ausfallen.

Welche Backoffice Services sind populär?

Wie wir gesehen haben, gibt es manchmal gute Gründe, auf Backoffice Services zu setzen. Im folgenden Abschnitt wollen wir eine Übersicht über die verschiedenen Backoffice Tätigkeiten geben, die Backoffice-Dienstleister für Ihre Kunden durchführen. Wie bereits erwähnt, können diese sehr unterschiedlich ausfallen.

• Dateneingabe
  Dateneingabe bedeutet die Übertragung von Informationen in ein elektronisches Medium wie einen Computer oder ein anderes elektronisches Gerät. Dies kann bei der Rechnungserfassung, der Auftragserfassung, der Digitalisierung von Archiven oder vielen weiteren Tätigkeiten vorkommen und reicht vom simplen Copy-Paste bis hin zu komplexen Dateneingaben, die Recherche, Klassifizierung und Interpretation erfordern. Da manuelle Dateneingaben zeitaufwendig und repetitiv sind, werden solche Aufgaben gerne mal an Dienstleister abgegeben, anstatt wertvolle interne Mitarbeiter dafür abzustellen.

• Gehaltsabrechnung
  Die deutsche Gewerbeordnung verpflichtet Arbeitgeber zur Gehaltsabrechnung. Sie wird auch für Steuerabrechnungen benötigt. Durch eine Zusammenarbeit mit auf Lohnbuchhaltung spezialisierten Firmen ersparen sich vor allem Startups und Kleinunternehmen viel Zeit, können sich aber auch darauf verlassen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, mit denen sie vielleicht selbst nicht so vertraut sind.

• Human Resources
  Auf Personaldienstleistungen greifen mittlerweile viele Unternehmen zurück. Das können Arbeitsvermittler, Recruitment Services oder auch das auf Mitarbeiter Benefits spezialisierte Unternehmen sein, die das Jobrad für Ihre Angestellten organisieren. Personaldienstleistungen können eine wertvolle Ergänzung zu Ihrem inhouse Recruitment- oder HR-Team darstellen, um Ihre Belegschaft zu erweitern oder bessere Arbeitgeberleistungen zu ermöglichen.

• IT-Support
  IT-Support für die eigenen Mitarbeiter und/oder Kunden ist zweifellos eine Funktion in einem Unternehmen, die unternehmenskritischen Prozessen unterliegt. Wenn Unternehmen mit IT-Support Dienstleistern arbeiten, übernehmen diese in der Regel Level 1 oder Level 2 Support. Das sind die Bereiche, in denen Support Mitarbeiter direkt mit Kunden zu tun haben und in der Lage sein müssen, ihre Probleme professionell zu lösen, aber nicht die gesamte Batterie an technischem Fachwissen für höhere Support Levels benötigen. In kleineren Softwareunternehmen hilft externer IT-Support auch Entwickler zu entlasten.

• Marketing
  Jedes Unternehmen, von Startup bis Fortune-500 Enterprise weiss, wie wichtig gutes Marketing ist. Externes Marketing umfasst die verschiedensten Dienstleistungen, von Marketing Agenturen, die das Full-Service Spektrum abdecken bis hin zu individualisierten Marketing Aktivitäten wie Kommentare unter Ads und Reviews zu posten oder Diskussionen in öffentlichen Foren zu moderieren. Mit Marketing Dienstleistungen können Unternehmen ihre Reichweite erhöhen mit Methoden, die sie vielleicht nicht kannten, bei denen Fachwissen fehlt oder zu denen ihre inhouse Marketing Abteilung selbst zu klein ist.

Wie Sie sehen, ist der Begriff Backoffice Services lediglich ein Oberbegriff, unter dem sich viele Dienstleistungen verstecken, die Ihnen bereits bekannt sind. Und wenn man genauer überlegt, ist Backoffice Outsourcing bereits gang und gäbe, auch wenn es nicht immer so genannt wird. Von Marketing Dienstleistungen bis hin zur Recruitment Agentur ums Eck dienen sie meist dazu, interne Kapazitäten zu schonen oder zu ergänzen. Anstatt auf “Outsource Everything” zu setzen und gleich zu Fiverr zu rennen, sollte allerdings überlegt sein, welches strategische Ziel erreicht werden soll und was für einen Dienstleister vielleicht geeignet wäre.

Was sollte ich bei der Wahl eines Backoffice Services berücksichtigen?

Sie sollten zunächst mit verschiedenen potentiellen Backoffice Service Anbietern ein klares und praktisches Gespräch darüber führen, was Sie erreichen möchten. Sie werden verschiedene Lösungsvorschläge bekommen und wie viel sie kosten. Bei der Auswahl sollte nicht nur ein gutes Preis-Leistungsverhältnis beachtet werden, sondern auch dass der Backoffice Dienstleister ähnliche Werte teilt, zu Ihrer Unternehmenskultur passt und alle IT-Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen einhält.

Ein gutes Zeichen ist auch, wenn Sie merken, dass der Dienstleister bereit ist, Ihnen entgegenzukommen, klar bezeichnet, welche Risiken und Bottlenecks bei einer Umsetzung zu erwarten sind und praktische Erfahrung mit Kunden in derselben Branche hat. Idealerweise hat er schon einmal eine ähnliche Lösung bei einem ähnlichen Problem angewandt und so viel Erfahrung, dass er nicht nur einfache Tätigkeiten ausführt, sondern Ihnen auch helfen kann, dazugehörige Prozesse effizienter zu gestalten.

• Prüfen Sie das kommerzielle Angebot und vergleichen Sie Kosten – Wie viel können Sie durch die Zusammenarbeit mit dem Backoffice Dienstleister im Vergleich zu internen Ausgaben sparen? Wie transparent ist das kommerzielle Backoffice Services Angebot? Welche Zusatzkosten entstehen in welchen Fällen? – All diese Fragen sollten Sie offen ansprechen und klären, bevor Sie sich auf einen Backoffice Service einlassen, um böse Überraschungen im Vorfeld zu vermeiden.

• Denken Sie voraus. Wie funktioniert Up – und Downscaling der Backoffice Dienstleistung? Welche Vorlaufzeiten und Kündigungsfristen gibt es? Backoffice-Dienstleister bieten in der Regel relativ flexible Konditionen an, also sollten Sie im Hinterkopf behalten, diese im Bedarfsfall auch voll auszuschöpfen. Gibt es vielleicht andere Bereiche, in denen der Dienstleister sinnvoll eingesetzt werden könnte? – Es lohnt sich, all diese Fragen im Vorfeld zu besprechen.

Im Allgemeinen muss der von Ihnen gewählte Backoffice Dienstleister Ihre Ziele verstehen, wissen, wie diese erreicht werden und regelmäßig evaluiert werden können. Dazu werden manchmal auch bestimmte Meilensteine im Vorfeld festgelegt.

Pexly als Partner für Backoffice Services

Wenn Sie mehr über Backoffice Services erfahren wollen, um Ihren internen Mitarbeitern den Rücken frei zu halten, kann Pexly Sie bei Tätigkeiten wie Dateneingabe, IT-Support und vielen weiteren Backoffice-Tätigkeiten unterstützen. Wir legen dabei Wert darauf, nicht nur Kosten zu reduzieren, sondern qualitativ hochwertige Arbeit, ein partnerschaftliches Verhältnis und Mehrwert mit an den Tisch zu bringen.

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