Welche Vorteile Business Process Outsourcing haben kann

Unternehmen nutzen Business Process Outsourcing (BPO) aus verschiedenen Gründen, unter anderem, um die Gesamteffizienz zu steigern, internen Teams zu entlasten und um Ausgaben zu senken. Eine Zusammenarbeit mit BPO Dienstleistern kann aber auch weitere “versteckte” Vorteile haben wie Zugang zu Fachwissen, Flexibilität bei der Beschaffung oder mehr Geld für andere Geschäftsbereiche oder zukünftige Projekte freizusetzen. Tatsächlich setzen mittlerweile recht viele Unternehmen auf die Vorteile von Business Process Outsourcing. Aktuelle Daten zeigen, dass der Anteil der Unternehmen, die derzeit Business Process Outsourcing in IT nutzen, bei 74% liegt. In diesem Post werfen wir einen genaueren Blick auf BPO und alle Vorteile, die es bietet, damit Sie vielleicht Denkanstöße bekommen, wie Sie BPO auch in Ihrem Unternehmen sinnvoll einsetzen können. Beginnen wir damit, uns einen Überblick darüber zu verschaffen, was genau Business Process Outsourcing ist.

Was ist Business Process Outsourcing (BPO) und wie funktioniert es?

BPO ist eine Art Outsourcing, bei dem die Ausführung und Verantwortung für eine bestimmte Geschäftsfunktion mit dazugehörigen Prozessen an einen Dienstleister übertragen wird. BPO ist im Vergleich zu anderen Arten von Outsourcing länger anhaltend und beinhaltet eine enge Interaktion zwischen dem Kunden und seinem Dienstleister. Im Gegensatz zum Outsourcing einzelner Projekte, die auf eine bestimmte Dauer und/oder durch ein Budget begrenzt sind, findet sich bei Business Process Outsourcing normalerweise keine feste zeitliche Begrenzung. Normalerweise wird ein Dienstleister auch nicht nur für einzelne Tätigkeiten beauftragt, sondern mit einem geschlossenen Funktionsbereich, der verschiedene Rollen und Tätigkeiten umfasst. Einige Beispiele hierfür sind:

• Dateneingabe
• Verifikation
• Telemarketing
• Kundenservice
• Verbindlichkeiten/Debitorenbuchhaltung

Generell gilt: Der Dienstleister ist zu einem gewissen Grad mit dem Managementsystem des Kunden integriert und übernimmt die Verantwortung für die Umsetzung des gesamten Geschäftsprozesses (im Kontext von ITSM – Service Management Prozesses). Dabei können die am Prozess beteiligten Personen zum Teil verteilt sein: Teil des Dienstleisters, des Kunden oder Dritten. Natürlich nicht alle: Offenbar müssen die Mitarbeiter, die den Prozess managen (hauptsächlich der Prozessmanager), zum Dienstleister gehören.

Wie funktioniert Business Process Outsourcing (BPO)?

BPO ist ziemlich einfach. Sie müssen lediglich festlegen, welche Funktionen der Dienstleister wie übernimmt und einen geeigneten finden. Je nachdem wo der BPO Dienstleister seinen Standort hat, wird unterschieden zwischen:

• Offshore – Wenn ein Unternehmen einen BPO Dienstleister mit Sitz im weit entfernten Ausland beauftragt. Zum Beispiel, wenn ein amerikanischer Retailer die Abendstunden seines Network Monitorings von einem NOC-Team in Europa durchführen lässt.

• Nearshore – Wenn ein Unternehmen einen BPO-Dienstleister mit Sitz im benachbarten Ausland beauftragt. Zum Beispiel, wenn eine polnische Content Marketing Agentur regelmäßig Artikel für einen deutschen Online Shop schreibt.

• Onshore – Wenn ein Unternehmen einen BPO-Dienstleister mit Sitz im selben Land beauftragt. Zum Beispiel, wenn ein deutsches SaaS Unternehmen ein deutsches Call Center damit beauftragt, für sie Telemarketing zu betreiben.

Wie Sie sehen, gibt es viele Möglichkeiten, wie man bestimmte Geschäftsprozesse an verschiedenen Standorten durchführen kann. Um dies besser zu verstehen, schauen wir uns im folgenden Abschnitt einmal ein paar Beispiele an.

Beispiele für Business Process Outsourcing (BPO)

Dateneingabe und -verarbeitung ist eine Funktion, die im Rahmen von BPO häufig an externe Dienstleister vergeben wird, häufig Near- oder Offshore. Warum ist das so? Zum einen ist es relativ leicht, diese Tätigkeit extern durchzuführen, zum anderen ist sie in Ländern mit vergleichsweise hohen Lohnkosten schnell teuer. Laut Indeed liegt das durchschnittliche Jahresgehalt einer Data Entry Rolle in den USA bei 38.735 US-Dollar. Es gibt viele Länder, in denen Personen diese Aufgaben genauso gut durchführen, in denen die Lohnkosten aber erheblich niedriger sind. Kosteneinsparungen werden oft als treibende Kraft hinter Outsourcing Entscheidungen gesehen.

Ein weiteres Beispiel für Business Process Outsourcing ist die Abwicklung von Serviceangeboten durch einen Dienstleister. Cannon beispielsweise bietet einen Lieferservice für maßgeschneiderte Lösungen im In- und Ausland. Allerdings übernimmt Cannon diesen Service nicht selbst, sondern arbeitet mit einem Dienstleister. Dabei ist er selbst für allerlei Tätigkeiten wie Workforce Management, Trainings, Fleet Management, Zahlung und Rechnungsverwaltung verantwortlich.

Nachdem wir uns nun einige Beispiele für den Business-Outsourcing-Prozess angesehen haben, kommen wir nun zu den Vorteilen von BPO.

Vorteile von Business Process Outsourcing

Natürlich gibt es viele Gründe, warum sich Unternehmen für BPO entscheiden. Und ebenso gibt es eine Vielzahl an Vorteilen, die für jedes Unternehmen unterschiedlich ausfallen können. Einige, die häufig genannt werden sind:

• Effizienzgewinne – BPO-Unternehmen können oft die Funktionen, die sie übernehmen, besser und effizienter durchführen als interne Abteilungen, vor allem wenn innerhalb eines Unternehmens nur wenige Mitarbeiter oder limitiertes Fachwissen im betreffenden Bereich vorhanden sind.

• Kostenreduktion – Interne Abteilungen für alles zu unterhalten kann sehr schnell sehr teuer werden. Manche Funktionen an einen Dienstleister zu delegieren ist billiger als sie intern abzubilden und gesparte Kosten können für Re-Investitionen in andere Abteilungen oder Projekte genutzt werden. Es geht also nicht immer unbedingt ausschließlich darum, Kosten zu reduzieren, sondern im Zusammenhang damit effizienter Ressourcen zu verteilen.

• Fokus auf Kernfunktionen – Wenn die Funktionen, auf die ein Unternehmen nicht spezialisiert ist, extern durchgeführt werden, kann sich das Unternehmen voll und ganz auf das konzentrieren, was für es seine Kernfunktionen ausmacht. Das können Forschung und Entwicklung, Gewinnung von Neukunden oder neue Geschäftsbereiche sein.

• Zugang zu Fachwissen und Fachkräften – Die Mitarbeiter von BPO Dienstleistern sind Spezialisten in ihrem Fachgebiet und verfügen über Erfahrung in der Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Unternehmen. Auf diesen Erfahrungsschatz können Sie zurückgreifen.

• Flexibilität – BPO-Dienstleister können Personalressourcen in Kundenteams meist schneller an neue Geschäftsanforderungen anpassen als Sie es durch Einstellung und Entlassung selbst können. Sie bringen auch die nötige Infrastruktur für ihre Dienstleistungen mit. Dies ermöglicht es, wesentlich flexibler zu reagieren als mit inhouse Mitarbeitern.

Allerdings sollten Sie auch wissen, welche Herausforderungen im Zusammenang mit BPO aufkommen können. Auf diese gehen wir im nächsten Abschnitt ein.

Herausforderungen bei Business Process Outsourcing

Die größte Herausforderung ist Transparenz. Bevor Sie mit einem BPO-Dienstleister arbeiten, sollten Sie gemeinsam über mögliche Risiken und Herausforderungen im Einzelfall sprechen und wie diese angegangen werden können. Ein Beispiel hierfür sind Kenntnisse über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Was für Sie dabei oft selbstverständlich ist, kann ein Dienstleister nicht unbedingt wissen. Ein etablierter BPO Anbieter wird dies wissen und Ihnen anbieten, die Mitarbeiter auf die eine oder andere Art und Weise zu schulen, sodass den Mitarbeiter des Dienstleisters das nötige Wissen vermittelt wird. Wenn Sie sich bei BPO für einen unseriösen Anbieter entscheiden, und der Preis und Leistungsumfang nicht klar definiert wurden, kann es sein, dass spätere Änderungen teuer zu stehen kommen. Deshalb sollten Sie viel Zeit schon vorab in die Wahl eines BPO Dienstleisters investieren, damit Erfolg vorprogrammiert ist.

Pexly als Partner für BPO Dienstleistungen

Pexly ist ein etablierter und weltweit tätiger BPO-Dienstleister mit über sieben Jahren Erfahrung in der Umsetzung von Projekten unterschiedlicher Größe und Komplexität. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung schaffen wir es stets, eine gesunde Balance zwischen höchstmöglichem ROI und Qualität der durchgeführten Dienstleistungen zu finden. Kontaktieren Sie uns noch heute mit all Ihren Fragen über Business Process Outsourcing.