Kundenservice für die Immobilienbranche und Gebäudeverwaltung
In der Immobilienbranche sind es oft Kleinigkeiten, die Kundenbeziehungen stärken oder irreparabel beschädigen. Interessenten, Mieter oder Eigentümer melden sich, wenn es um für sie wichtige Themen wie Instandhaltung, Ein- und Auszüge, Zahlungen) handelt, wenn Unklarheiten bestehen (Mietverträge, Konditionen) oder wenn Emotionen im Spiel sind (Streitigkeiten, Stress mit Nachbarn). Wenn Antworten langsam oder unbeständig erfolgen, beginnen meist Beschwerden, schlechte Bewertungen, Leerstand und eine höhere Belastung für Eigentümer und Immobilienverwalter. Pexly unterstützt Immobilien- und Hausverwaltungen, sowie PropTech Plattformen mit einer Kombination aus Kundenservice Mitarbeitern und KI, einen kundenfreundlichen Kundenservice zu bieten. Mit einer 24/7 Erreichbarkeit auf allen Servicekanälen und in über 50 Sprachen stellen wir sicher, dass Interessenten, Mieter und Eigentümer klare Antworten und verlässliche nächste Schritte erhalten.
Unser Ansatz besteht aus einer Kombination aus echten Kundensupport Mitarbeitern und KI. Die KI übernimmt dabei repetitive Aufgaben wie häufig gestellte Fragen beantworten, die Aufnahme von Anfragen, das Tagging und Routing von Tickets oder Erinnerungen an Termine und Status Updates, um Warteschleifen und Antwortzeiten kurz zu halten. Professionelle Kundenservice Mitarbeiter beaufsichtigen sie, verantworten Ergebnisse, führen sensible Gespräche, koordinieren Eskalationen und bearbeiten komplexe Fälle mit Empathie und klarer Kommunikation (z. B. bei Mietrückständen, Streitigkeiten oder dringenden Reparaturen). So können interne Teams entlastet und gleichzeitig Vertrauen zwischen Mietern und Eigentümern aufrecht erhalten werden.
Wir arbeiten im Rahmen Ihrer bestehenden Tools (Software für Hausverwaltungen, CMMS-Software, sowie Software für Mietverwaltung, Nebenkostenabrechnung und Mieterkommunikation) und setzen SLAs, Eskalationswege und Reporting bei der Erbringung unserer Kundenservice Dienstleistungen ein. Spürbare Veränderungen sind weniger mehrmalige Anfrage, eine schnellere Bearbeitung, eine höhere Kundenzufriedenheit und Skalierbarkeit über viele Objekte, Regionen und Peak Zeiten hinweg – ohne dabei an Servicequalität einzubüßen.
24/7 Verfügbarkeit
Wie bieten 24/7 Service in vielen Sprachen an. Unser Omnichannel-Ansatz erlaubt es Ihnen bereits genutzte Plattformen und Tools beizubehalten. Kein „Rip & Replace“.
Fokus auf Verantwortung
Maßgeschneiderte Kundensupport-Levels mit KI-gestützter Effizienz zur Steigerung der Kundenbindung und Zufriedenheit über alle Kanäle hinweg.
Jeder verspricht Ihnen schnelle künstliche Intelligenz!
Aber wo liegt die Verantwortung?
Pexly: Vorteile und Ergebnisse
Konsistente Brand Wahrnehmung
Optimierte Antwortzeiten
Kleinerer Backlog / weniger Tickets
Weniger repetitive Arbeit
Entlastung interner Mitarbeiter
Mehr Tickets gelöst
Kundenservice für die Immobilienbranche und Gebäudeverwaltung
Verwaltung von Accounts und Unterstützung bei Besichtigungen
- Login/MFA und Kontowiederherstellung
- Support für Smart Access / digitalen Zutritt (sofern zutreffend)
- Anforderung von Unterlagen und Kontoänderungen
- Mitteilungen und Einstellungen für Mieter verwalten
- App Troubleshooting + strukturierte Weiterleitung
- Matching von Käufern und Immobilienangeboten
- Schnelle Antworten auf Anfragen zu Immobilienanzeigen
- Besichtigungen buchen, verschieben und bestätigen
- Koordination des Zugangs (Verkäufer/Makler)
- Unterstützung internationaler Kaufinteressenten (Zeitzonen + Sprachen)
Abrechnungen, Eskalationsmanagement, Wartung & Serviceanfragen
- Mietzahlungen, Rechnungen, Belege & Saldenklärung
- Erläuterung von Mahngebühren und & Ratenzahlungspläne (nach Vorgabe)
- Umgang mit Streitfällen und Deeskalation von Beschwerden
- Sofortige Eskalation bei Notfällen (ausgeschlossene Mieter, Rohrbruch, Sicherheitsrisiken)
- SLA-Tracking und das Lösen von Tickets
- Annahme von Reparaturaufträgen und Einstufung (Notfall vs. Routine)
- Terminplanung und Terminkoordination
- Status-Updates und Follow-ups („Wann ist die Reparatur fertig?“)
- Zuweisung und Eskalation von Dienstleistern und Technikern
- Dokumentation von Mängeln (Fotos, Notizen, Hinweise)
Finanzierung, Einzugsmanagement, sowie Unterstützung bei Hypotheken & Vertragsabschluss
- Unterstützung bei Finanzierungsbestätigungen und Budgetplanung
- Aktualisierungen zum Stand von Finanzierungsanträgen
- Tipps zu Versicherungen & Energieversorgern (sofern zutreffend)
- Checkliste für den Einzug
- Fragen nach dem Abschluss und Weiterleitung von Supportanfragen
- Unterstützung bei der Vorbereitung der Finanzierung und dem weiteren Vorgehen
- Abstimmung mit Kreditgebern/Maklern für Status-Updates (im erlaubten Rahmen)
- Unterstützung bei der Unterlagenbeschaffung (Einkommensnachweise, Kontoauszüge, Arbeitgeberbestätigungen)
- Abstimmung und Planung von Terminen mit Gutachtern und Besichtigungen
- Abschlussbereitschaft: Finale Checkliste + Übergabemanagement
Ihre Tools und Servicekanäle – Unser Team
Pexly unterstützt Immobilien- und Hausverwaltungen, Immobilienportale und Makler weltweit mit multilingualen Kundenservice Dienstleistungen in einem Omnichannel-Ansatz in perfeker Harmonie mit ihren bestehenden Tools und Workflows. So können sie schnellen und zuverlässigen Support für Eigentümer, Mieter und Interessenten bieten, ohne interne Prozesse umstrukturieren zu müssen. Wir haben Erfahrung im Umgang mit Immobilieneigentümern, Mietern und Interessenten, insbesondere in den Bereichen häufige Fragen über Immobilien, der Terminierung von Besichtigungen, Status-Updates zu Angeboten und der Erstellung von Checklisten bis hin zur Koordination von Ein- und Auszügen. Wir bearbeiten auch Anfragen zu Reparatur und Instandhaltung, Abrechnungen und Zahlungen – auch wenn es brennt oder die Emotionen hochkochen. Dabei setzen wir stets auf klare Abläufe und eine besonnene Kommunikation. Wenn Sie sich bisher nur auf KI verlassen haben – oder externe Kundenservice Dienstleister erlebt haben, die intransparent oder abwesend waren – werden Sie bei unserem Ansatz einen großen Unterschied merken: Automatisierung für Speed kombiniert mit professionellen Kundenservice Mitarbeitern für Sorgfalt und Verantwortung – Tag und Nacht.
KI für Effizienz. Kundenservice Mitarbeiter für echte Lösungen.
Pexly AI
Willkommen zurück, Julia. Wie kann ich dir heute behilflich sein?
Julia Smith
Könnt ihr Kundenservice Mitarbeiter für meinen Online-Shop finden?
Pexly AI
Wir haben einen passenden Mitarbeiter für euch, sein Name ist Paul. Weitere Informationen findest du – –> hier.
Ein Booster für Kundenbindung
45–60%
45% schnellere Reaktionszeit in den ersten 60 Tagen
15–35%
geringere Kosten pro Kontakt
25% geringere Servicekosten in nur 90 Tagen
Referenzkunden
Echte Resultate – absolut verlässlich
750
+
Kundenservice Mitarbeiter
250
+
Projekte
99
%
Kundenzufriedenheit
50
+
Sprachen
Ein starker Kundenservice untermauert Wachstum – genau hier wird Vertrauen aufgebaut oder im Stillen verloren.
Die KI bearbeitet Routineaufgaben in supermenschlicher Geschwindigkeit (sofortige Antworten, intelligentes Routing, schnellere Triage), während professionelle Kundenservice Mitarbeiter die KI überwachen, Fehler korrigieren und in den Momenten übernehmen, die Urteilsvermögen, besondere Fachkompetenz oder emotionale Intelligenz erfordern. Diese Symbiose aus Mensch und Maschine verkürzt die Antwortzeiten ohne Qualitätsverlust, sorgt für eine konsistente Brandsprache, minimiert Eskalationen und wiederholte Kontaktaufnahmen und schützt Ihre Außenwirkung in der Öffentlichkeit. Mit messbaren Ergebnissen: weniger ungeklärte Fälle, eine höhere Kundenzufriedenheit, eine stärkere Kundenbindung und ein an Nachfrage angepasstes Setup – Tag und Nacht – ohne den Kundenservice zu einem Risikofaktor für Ihr Unternehmen werden zu lassen.
Persönlicher multilingualer Kundenservice – Der Mensch im Mittelpunkt
Unser weltweit verteiltes Team aus professionellen Kundenservice Mitarbeitern spricht über 50 Sprachen und steht Ihnen 24/7 auf allen Servicekanälen zur Verfügung. Bei der Einstellung legen wir Wert auf Kommunikationsstärke, Empathie und Problemlösungskompetenz (statt bloßem Abrattern von Skripten!), damit sich Kunden verstanden fühlen und Anliegen fachgerecht gelöst werden. Um Qualität auch bei steigenden Servicevolumen sicherzustellen, arbeiten wir mit klaren SLAs, QA-Scorecards und Eskalationsregeln. In sensiblen Situationen übernehmen unsere Kundenservice Mitarbeiter die volle Verantwortung für das Ergebnis – von Anfang bis Ende.
Intelligente, trainierte KI-Agenten – Speed für Ihre Routinearbeit
Unsere KI-Agenten sind darauf trainiert, große Mengen an Routineanfragen sofort zu bearbeiten – von FAQs und dem Bestellstatus bis hin zu einfacher Fehlersuche, Routing, Tagging und Zusammenfassungen. So bleiben Warteschleifen und Antwortzeiten für Kunden kurz. Die KI ist direkt mit Ihren Wissensdatenbanken und Workflows integriert, um bei hohen Servicevolumen konsistente Antworten zu liefern. Das Wichtigste: Alles geschieht unter der Aufsicht echter Kundenservice Mitarbeiter, mit klaren Grenzen, regelmäßigen Tests und fortlaufender Qualitätssicherung, um „überzeugend falsche“ Antworten zu vermeiden. Die KI sorgt für Speed, echte Mitarbeiter tragen die Verantwortung – und Ihre Brand wird so vertreten, dass Sie Ihren Kunden in Erinnerung bleibt.
• Routineaufgaben
• Hohe Servicevolumen
• Speed & Verantwortung
Hybrider Kundenservice durch Mensch & KI – Das Beste aus beiden Welten
Ein hybrides Modell aus Mensch und KI kombiniert Automatisierung mit menschlichem Urteilsvermögen: Die KI bearbeitet Routineanfragen und liefert Kontext für professionelle Kundenservicemitarbeiter, während diese komplexe Fälle, Eskalationen und vertrauenskritische Themen übernehmen. So bleibt Ihr Kundenservice effizient, ohne an Empathie, Ton oder Konsistenz zu verlieren. Dabei verfolgen wir einen end-to-end Ansatz – von der Einrichtung der KI und Schulung der Kundenservice Mitarbeiter bis hin zur Qualitätssicherung und Reporting. So stellen wir sicher, dass der Übergang zwischen KI und Mensch kontrolliert und ohne Macken erfolgt. Das Ergebnis sind schnelle Lösungen in einem verantwortungsvollen Rahmen – rund um die Uhr, weltweit, 24/7.
Braucht Ihr Kundenservice Veränderung? Vereinbaren Sie einen Termin mit uns!
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Alles, was Sie wissen müssen
Was ist externe Social Media Kundenkommunikation?
Externe Social Media Kundenkommunikation bedeutet, dass ein spezialisierter Dienstleister die tägliche Kommunikation mit Kunden auf Social Media übernimmt. Bei Pexly umfasst dies Monitoring, die Beantwortung, Eskalation und Lösung von Kommentaren und DMs auf sozialen Kanälen. Dabei nutzen wir ein hybrides Modell, bei dem die KI für Speed und einen Überblick sorgt, und echte Kundenservice Mitarbeiter für Kommunikation und die Entscheidungen verantwortlich sind.
Warum nutzen Unternehmen externen Social Media Support?
Unternehmen lassen externe Dienstleister mit Ihren Kunden auf Social Media kommunizieren, weil es ein Kraftakt ist, das Thema effizient intern abzubilden. Ein starker Kundenservice Partner ermöglicht es internen Teams, sich auf Strategie, Marketing und Produktentwicklung zu konzentrieren – ohne dabei ihre Kundenkommunikation zu vernachlässigen.
• 24/7 Monitoring und schnelle Antworten für Kunden
• Konsistente Betreuung aller Servicekanäle
• Schnellere Reaktion bei saisonalen Peaks oder Aktionen
• Weniger Belastung und geringeres Burnout-Risiko für interne Teams
• Klare Verantwortlichkeit für öffentlichkeitswirksame Interaktionen
Welche Rolle spielt KI im Kundensupport auf Social Media?
Bei Pexly sind Menschen verantwortlich für alle Antworten, die sich auf das Vertrauen der Kunden oder die Brand auswirken können. KI unterstützt dabei die Pexly Mitarbeiter in folgenden Bereichen:
• Monitoring von Nachrichten, Kommentaren und Erwähnungen
• Erkennung von Dringlichkeit, Stimmung (Sentiment) und potenziellen Risiken
• Bearbeitung einfacher Standardanfragen, wo angemessen
• Bereitstellung von Kontext und Handlungsempfehlungen für Mitarbeiter
Ist es für Kunden erkennbar, ob KI im Spiel ist?
Ja, insofern die KI direkt kommuniziert. Wir sind überzeugt, dass Transparenz Vertrauen schafft. Kunden werden informiert, wenn Automatisierung zum Einsatz kommt, und wissen, dass ein echter Kundenservicemitarbeiter falls nötig eingreift.
Wie gehen Sie mit Beschwerden und sensiblen Themen um?
Beschwerden und sensible Situationen werden grundsätzlich von echten Kundenservice Mitarbeitern bearbeitet. Unsere Teams:
• Entscheiden, ob eine öffentliche oder private Antwort erfolgen soll
• Verwenden den Stil und Ton Ihrer Brand
• Eskalieren, falls erforderlich
• Bearbeiten Fälle, bis sie gelöst sind
• Werden von KI bei der Erkennung und Priorisierung von Fällen unterstützt
Wie sorgen Sie für eine einheitliche Markensprache?
Eine konsistente Brand Voice erreichen wir durch:
• Schulungen zur Brand und Tonalität
• Klare Richtlinien für die Beantwortung von Anfragen
• Leitfäden, welche Sprache verwendet werden soll
• Regelmäßige Qualitätskontrollen
• Wir legen einen Fokus darauf Ihre Brand zu repräsentieren – nicht die von Pexly
Für wen eignet sich externe Social Media Kommunikation am besten?
Social Media Support eignet sich am besten, wenn Sie:
• Ein hohes Aufkommen an Kundenkommunikation auf Social Media haben
• Eine B2C Brand sind
• Ihre Kundschaft global ist
• Schnelle authentische Antworten ohne KI Wirrwarr wollen
• Kontrolle über Social Media als Kommunikationskanal haben wollen
Wie sicher ist externer Social-Media Support?
Ziemlich. Zugriffsberechtigungen und Datenverarbeitung unterliegen strengen Kontrollen:
• Jeder Mitarbeiter erhält nur die Rechte erhält, die er für seine Aufgabe benötigt
• Sicherer Zugriff auf die Plattformen selbst
• Definierte Regeln für Eskalationen und Freigaben
• Einhaltung geltender Datenschutzregelungen
Warum Pexly?
Eindrücke auf Social Media sind ein öffentlich sichtbarer Teil individueller Customer Journeys. Wir stellen sicher, dass Ihre Brand auf Social Media von ihrer besten Seite repräsentiert wird. Pexly legt Wert auf den verantwortungsvollen Einsatz von KI in Kombination mit echten Kundenservice Mitarbeitern und wie eine Brand wahrgenommen wird. Wir bieten Ihnen:
• Authentische Kommunikation auf Social Media, unterstützt durch KI
• Klar definierte Zuständigkeiten
• Transparentes Reporting und Performance Monitoring
• Skalierbarkeit ohne Kontrollverlust
Globale Reichweite
